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IT-Controlling: Sparen ohne Risiko

Die Prognosen für die Gesamtwirtschaft sind eher düster. Bei der zu erwartenden Anpassung der Budgets wird auch die IT wieder zu Kürzungen aufgefordert werden. Richtig sparen kann aber nur, wer den Wert einzelner IT-Services und ihre Bedeutung für die Unternehmensprozesse kennt.

 

Die vergangenen Monate hatte die IT in den meisten Firmen vor allem „Feuerwehr-Aufgaben“ zu übernehmen und musste sicherstellen, dass der Betrieb auch unter den veränderten Anforderungen und Auflagen gewährleistet bleibt: Homeoffice ermöglichen, VPN-Zugriff erweitern, Kommunikations- und Kollaborations-Tools prüfen, auswählen und absichern oder Alternativen für bisher lediglich im Firmennetzwerk und vor Ort funktionierende Abläufe finden. Da war die IT als Helfer willkommen und hat in vielen Firmen sicher auch berechtigt Lob bekommen. Aber solche Dankbarkeit ist in der Regel kurz und drohende Wolken ziehen schon am Horizont auf: Nahezu alle gesamtwirtschaftlichen Prognosen deuten auf weiterhin schwierige Zeiten hin. Da wird in Firmen unweigerlich der Rotstift angesetzt – auch in der IT. Um belastbare Zahlen und Argumente zu sammeln, die gegen die Einsparungen in der IT sprechen, kann effektives und gezieltes Controlling der IT-Umgebung helfen.

 

Was versteht man unter IT-Controlling?

IT-Controlling sorgt dafür, dass sowohl die IT selbst als auch die von ihr bedienten Fachabteilungen und letztlich das gesamte Unternehmen wissen, was der IT-Betrieb kostet und was er leistet. Dazu wird mit Kennzahlen festgelegt, was die IT leisten muss und mittels KPIs (Key Performance Indicators) überprüft, ob sie diese Ziele auch erreicht. In „normalen“ Zeiten ist das eine wichtige Voraussetzung, um die IT in Unternehmen gezielt weiterzuentwickeln. Mit diesem Technology Business Management (TBM) werden Kosten und Leistungen der transparent dargestellt und der Beitrag der einzelnen Services zur Wertschöpfung des Unternehmens aufgezeigt. Auf dieser Grundlage lassen sich dann besser informierte Entscheidungen in Bezug auf die Weiterentwicklung der IT treffen.

 

So hilft IT-Controlling in Krisenzeiten

In Krisenzeiten hilft IT-Controlling zudem dabei, die IT nicht „kaputtzusparen“ – sofern man die richtigen Daten und Kennzahlen erheben kann. In diesem Punkt gibt es bei vielen Unternehmen Nachholbedarf. Zum Beispiel hatten zu Beginn der Maßnahmen zur Pandemie-Eindämmung viele Unternehmen Schwierigkeiten, für die ins Homeoffice geschickten Mitarbeiter den erforderlichen Fernzugriff bereitzustellen. Grund dafür war, dass die Unternehmen vorher gar nicht wussten, wie viele Mitarbeiter wann und wie oft aus der Ferne arbeiten. Daher hatten Sie den Fernzugriff auf Verdacht dimensioniert – ohne aber zu wissen, wie stark er tatsächlich ausgelastet ist, ob im Normalbetrieb Engpässe auftreten, wieviel Luft nach oben ist und wieviel zusätzliche Kapazitäten im aktuellen Krisenfall erforderlich sind.

 

IT-Controlling leicht gemacht

Eine Lösung, die genau dort ansetzt, ist itpilot®. Es handelt sich dabei um eine mittelstandsgerechte Software, die die Bestandsaufnahme und Bewertung aller IT-Services im Unternehmen möglich macht und so für die Geschäftsleitung wichtige und nachvollziehbare Kennzahlen generiert. Damit wird jede Diskussion über Kosten auf eine solide Grundlage gestellt – seien es strategische Investitionen in die Zukunft oder Sparmaßnahmen für eine Durststrecke.   Auftakt dazu ist eine Bestandsaufnahme der aktuellen IT-Umgebung und der Herausforderungen, die es zu bedienen gilt. Diese Bestandsaufnahme müssen IT und die betroffenen Fachabteilungen gemeinsam erarbeiten und bewerten. Durch die leicht nachvollziehbare, aber komplette Systematik von itpilot® lässt sich das für mittelständische IT-Umgebungen in der Regel in höchstens einem Tag bewerkstelligen.

 

Die so gewonnene Übersicht umfasst alle vorhandenen IT-Services, den jeweiligen Stand der dafür eingesetzten Technik sowie die Nutzung und Bedeutung für das Geschäft. Diese Prioritätenliste dient im weiteren Verlauf dazu, für jeden einzelnen IT-Service die jeweiligen Kennzahlen zu erfassen. Dazu gehören etwa die eingesetzten personellen und technischen Ressourcen, Kosten für Anschaffung und Betrieb, Restlaufzeit der Lizenzen und Leasing-Verträge, sowie eine Einschätzung der individuellen Relevanz für den Geschäftsbetrieb.   Ganz wichtig ist, dass dabei auch Abhängigkeiten der IT-Services untereinander deutlich werden. Beispielsweise sind aufgrund der hohen Kosten für diese Positionen als „teuer“ empfundene IT-Services im Backend – etwa Server oder Speicherkapazitäten – für eine Vielzahl an Anwendungen wichtig. Sie genau auf IT-Services, Anwender und Prozesse aufzugliedern, ist bei der Suche nach vertretbaren Einsparungen wesentlich. Andererseits ermöglichen IT-Verantwortliche dank der mittels itpilot® geschaffenen Transparenz auch das Verständnis dafür, dass das IT-Budget gut eingesetzt wird.

 

Sie möchten itpilot® kennenlernen?

Sie haben Interesse an itpilot® oder grundsätzliche Fragen zum Thema IT-Controlling? Kontaktieren Sie gerne Ihren Ansprechpartner bei Medialine oder schreiben Sie uns einfach eine Mail an sales@medialine.ag

Über Medialine AG

Als Full-Service IT&C-Systemhaus steht die Medialine AG für maßgeschneiderte Lösungen für den Mittelstand. Seit mehr als 20 Jahren verlassen sich Kunden auf Expertise und Know-how in den Bereichen IT&C Infrastructure, Managed & Cloud Services sowie Business Solutions. Heute betreut Medialine AG hunderte mittelständische und große Unternehmen mit Premium IT-Services. Durch die bundesweite Ausrichtung profitieren die Kunden von einem engen Netz von Vertriebs- und Technikressourcen, welche eine optimale Servicebetreuung vor Ort ermöglichen.

Kontakt:

Saskia Brose

Marketing/PR

Mail: saskia.brose@medialine.ag

Tel: +49 6751 – 85378-0

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