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Die DSGVO meistern – Haben Sie das richtige Werkzeug?

Dass Unternehmen sich auf die DSGVO vorbereiten müssen ist längst keine Neuigkeit mehr. Jetzt geht es jedoch ganz konkret um das „wie“: mit den passenden Lösungen haben Sie auch gleich das richtige Werkzeug zur Hand.

 

Bereits im August haben wir umfassend von den Herausforderungen der neuen DSGVO berichtet. Nun ist Halbzeit. Im Mai diesen Jahres eingeführt, bleibt Unternehmen nicht einmal mehr ein halbes Jahr um alle Anforderungen der DSGVO umzusetzen und am 25.05.2018 die Anforderungen in vollem Maße zu gewährleisten. Die neue DSGVO umfasst dabei vor allem verschärfte Pflichten bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, sowie die deutliche Stärkung von Verbraucherrechten. Bei Nichtbeachtung drohen empfindliche Strafen mit Bußgeldern von bis zu 20 Mio. Euro oder darüber hinaus bis zu 4 % des gesamten, weltweiten Jahresumsatzes. Somit entsteht akuter Handlungsbedarf für alle Unternehmen. Besonders für Geschäftsführer und Vorstände entstehen ganz konkrete Gefahren, denn sie werden mit der neuen Gesetzgebung zur Verantwortung gezogen.
Auch Softwarehersteller müssen sich den neuen Herausforderungen stellen und ihre Produkte fit für die neue Verordnung machen. Einige von Ihnen gehen jedoch deutlich weiter: mit dem Ziel die DSGVO nicht nur zu erfüllen, sondern einen maßgeblichen Beitrag dazu zu leisten, dass auch ihre Kunden die Anforderungen zukünftig einfach und effizient umsetzen können. Auch für Unternehmen die zuvor keine CRM-Software eingesetzt haben, ist die Einführung eines CRM-Systems nun deutlich attraktiver geworden.

Ein zeitgemäßes und leistungsfähiges CRM sollte Sie heutzutage unterstützen bei:

  • der Verarbeitung personenbezogener Daten:  personenbezogene Daten einfach konfigurieren, und kennzeichnen. Benutzerrechte im Umgang mit diesen Daten – z. B. für die Einsicht, Änderung oder Löschung – individuell für Ihr Unternehmen einrichten und gestalten.
  • der Dokumentation und Pflege wichtiger Informationen: Nutzen Sie einfache Vorlagen zur Erfassung und Bearbeitung DSGVO relevanter Daten wie Adressquelle, Verarbeitungszweck oder Einwilligungserklärung.
  • der Erfüllung Ihrer Auskunftspflicht: Nutzen Sie erweiterte Suchfunktionen und systematische Recherche um dem Auskunftsrecht Ihrer Kontakte gerecht zu werden.
  • Der zeitgerechten Löschung von Daten: Planen Sie mit einem Löschplan genau die zeitliche Reihenfolge aller Löschungen im Sinne der DSGVO.
  • der Pflege Ihrer „Blacklist“: Verhindern Sie ganz einfach die Wiedereintragung bereits gelöschter Daten in Ihre Systeme.
  • der sicheren Weitergabe von Daten an Dritte: profitieren Sie von umfassenden Protokoll­ und Sicherheitsmechanismen für den Export von Daten.
  • der Verwaltung unterschiedlicher Daten: Newsletter-, Download- und Stammdatenverwaltung sollten rechtskonform, transparent und komfortabel von Ihnen gemanaged werden können.

 

Der Softwarehersteller cobra arbeitet beispielsweise bereits seit 2016 an der Ausrichtung seiner Softwarelösungen auf die neue DSGVO und gewährleistet Kunden so mit cobra 2018 Datenschutz ready! zu sein. Machen Sie jetzt den DSGVO Quick Check oder lesen Sie gleich die ausführliche Checkliste!

Die wichtigsten Bestandteile der DSGVO im Überblick:

  • Zweckbindung: bei der Datenerhebung steht vor allgemeiner Datennutzung, z.B. Datenerhebung für Abwicklung eines Kaufvertrages (Art. 6 EU-DSGVO)
  • Datensparsamkeit / Datenvermeidung: Es dürfen nur die für den Verwendungszweck zwingend notwendigen Daten erhoben werden
  • Kopplungsverbot: Erbringung einer Dienstleistung darf nicht von einer Einwilligung zur Datenverarbeitung abhängig gemacht werden, z.B. Gewinnspiel-Kopplung (Teilnahme an Gewinnspiel setzt Zustimmung der Verarbeitung der persönlichen Daten zu Marketingzwecken voraus).
  • Mitwirkungspflichten des Auftragnehmers: Sowohl Auftraggeber als auch Auftragnehmer können zur Zahlung von Bußgeldern verpflichtet werden, wenn ein erforderlicher ADV-Vertrag nicht oder nicht richtig geschlossen wird.
  • Auskunft (Datenportabilität): Anspruch des Kunden, seine im Rahmen einer Einwilligung oder eines Vertrags übertragenen personenbezogenen Daten vom Vertragspartner in einem „strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten“ und diese Daten einem anderen Anbieter zu übermitteln.
  • Recht auf Vergessenwerden: Löschung der gespeicherten Daten direkt bei der speichernden Stelle
  • Rechenschaftspflicht für den Umgang mit Daten: Derzeit muss ein Betroffener vor Gericht selbst den Nachweis dafür erbringen, dass das Unternehmen als verantwortliche Stelle für eine fehlerhafte Verarbeitung von Daten haftbar ist. Nach der EU-DSGVO erfolgt eine Beweislastumkehr, d.h. der Unternehmer muss die korrekte Datenverarbeitung belegen.

Alle nützlichen Informationen und Downloads auf einen Blick:

Artikel zur neuen DSGVO – August 2017

DSGVO Quick Check: wie gut sind Sie vorbereitet?
Ausführliche Checkliste: was müssen Sie bis Mai 2018 erledigen?
Informationsbroschüre des Bundesamtes für Informationssicherheit: auf 180 Seiten wird hier jedes Detail der neuen DSGVO erläutert!

 

Wir beraten Sie gerne und unverbindlich zu allen Herausforderungen der DSGVO und des Datenschutzes. Sprechen Sie einfach Ihren Accountmanager an oder schreiben Sie uns an welcome@medialine.ag!

Übrigens beraten wir Sie gerne auch hinsichtlich eines DSGVO-tauglichen ERP-Systems.

 

Über Medialine AG

Als Full-Service IT&C-Systemhaus steht die Medialine AG für maßgeschneiderte Lösungen für den Mittelstand. Seit über 15 Jahren verlassen sich Kunden auf Expertise und Know-how in den Bereichen IT&C Infrastructure, Managed & Cloud Services sowie Business Solutions. Heute betreut die Medialine AG hunderte mittelständische und große Unternehmen mit Premium IT-Services. Durch die bundesweite Ausrichtung profitieren die Kunden von einem engen Netz von Vertriebs- und Technikressourcen, mit der eine optimale Servicebetreuung vor Ort ermöglicht wird.

 

Kontakt:

Saskia Brose

– Marketing/PR –

Mail: saskia.brose@medialine.ag

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