Dokumentenmanagement im Homeoffice

​Durch die aktuellen Entwicklungen rund um das Corona Virus sind viele Unternehmen in einer ungewohnten Situation. Noch nie haben so viele Mitarbeiter gleichzeitig dezentral im Homeoffice gearbeitet. Dies bringt auch neue Herausforderungen an die digitalen Arbeitsplätze mit sich.

 

Um unter diesen Umständen erfolgreich digital arbeiten zu können, ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) von Vorteil. Da Informationen dadurch zentral gespeichert werden und für alle Mitarbeiter zugänglich sind, ist das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten möglich. Damit erhält jeder Mitarbeiter auch im Homeoffice alle Informationen und ist in tägliche Arbeitsabläufe eingebunden, ohne vor Ort sein zu müssen. Zudem ermöglicht ein effektives Dokumentenmanagement die Suche nach wichtigen Unterlagen, wodurch die dezentrale Zusammenarbeit vereinfacht wird. Jeder Mitarbeiter findet so nicht nur alle Informationen, die für die Arbeit von Zuhause aus benötigt werden, sondern sieht beispielsweise auch, wenn Kollegen Änderungen an Dokumenten vorgenommen haben.

 

Digitale Archivierbarkeit und damit bessere Auffindbarkeit von Dokumenten, standortunabhängige Bearbeitung, optimierte Workflows und erhöhte Produktivität sind somit zusammengefasst die Vorteile einer DMS-Lösung. Die Sicherheit von Unternehmensdaten wird zudem durch eine erforderliche Benutzeranmeldung gewährleistet. Eine solche Dokumentenmanagement-Software muss oft nicht aufwendig installiert werden, sondern kann schnell in die bestehende IT-Infrastruktur eines Unternehmens eingebunden werden, beispielsweise über einen direkten Zugang im Webbrowser. Eine einfache Implementierung ist gerade in der aktuellen Situation wichtig, um den neuen Anforderungen schnell gerecht zu werden.

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Über Medialine AG

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