Ready for Takeoff? Microsoft Copilot im Praxistest

Der KI-Begleiter von Microsoft ist in aller Munde – und in allen Anwendungen des Tech-Giganten angekommen. Wir zeigen Ihnen, wo Sie wie mit Copilot arbeiten können, um ungenutzte Potentiale in bares Geld zu verwandeln.

Microsoft hat spätestens mit der Freigabe seiner KI-Assistenzsoftware Copilot das nächste Zeitalter der Arbeit mit Künstlicher Intelligenz eingeläutet. Copilot hebt sich durch seine vollständige Integration in die Microsoftwelt ab und verspricht Unterstützung, selbstständigeres Arbeiten und einen Helfer, der Entlastung schafft. Wir zeigen Ihnen, was die Software jetzt schon kann und wo sie eingesetzt werden kann.

Copilot: Kernfunktionen

Mit Copilot für Microsoft 365 gestalten Sie die Zukunft Ihres Unternehmens. Die Anwendung lässt sich beispielsweise als App in Microsoft Teams laden oder ist fest in den Desktop- oder Online-Anwendungen von Word, PowerPoint, Outlook oder OneNote integriert. Auf diese Art und Weise kann der Assistent nicht nur auf Daten aus dem Internet zugreifen, sondern die persönlichen Daten wie Emails, Dateien oder Termine der anwendenden Person bei Ergebnissen miteinbeziehen. Die genaueren Funktionen erläutern wir Ihnen im Verlauf dieses Artikels, jedoch kann man sie grob in die folgenden Merkmale unterteilen:

Entwerfen oder Bearbeiten von Inhalten aller Art. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um Text, Bild, Präsentationen oder Visualisierungen handelt.
Analyse von Daten und deren Visualisierung. Durch seine Verknüpfung mit den persönlichen Daten des Nutzenden ist Copilot in der Lage, Daten geordnet wiederzugeben und auf Grundlage derer Voraussagen für die Zukunft zu treffen.
Im Coding kann Copilot Entwicklern helfen, Code zu generieren und diesen zu debuggen. Außerdem kann maßgebliche Hilfe geleistet werden bei Bereitstellung von Dokumentationen der Arbeit.
Zudem ist die Kompatibilität nicht bloß auf Microsoft beschränkt: Die Anwendung hat die Fähigkeit, sich gut in Dienste und Plattformen von Drittanbietern zu integrieren. Dadurch kann ihr Nutzen über das Microsoft-Ökosystem hinaus erhöht werden.

Dabei basiert Copilot auf bahnbrechenden Technologien von Morgen, von denen alle profitieren können. Microsoft selbst hat durch seine Multimilliarden-Doller-Investition in das amerikanische Unternehmen OpenAI, die Schöpfer von ChatGPT, den Stein ins Rollen gebracht, die Technologie weiter und tiefer in das Leben der Menschen zu integrieren. Dazu gehören insbesondere maschinelles Lernen und die Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP). Auf diese Art und Weise ist es auch als Laie möglich, die Technologie über Prompts in normaler Sprache zu bedienen und die Antworten zu verstehen. Es wird eine nahtlose Interaktion zwischen Benutzenden und der Anwendung geschaffen, die so vorher nicht möglich war.

Anwendung in der Praxis

Werfen wir nun einen Blick auf die Anwendung von Copilot in den einzelnen Programmen. Nachdem man eine Lizenz für Copilot erworben hat, bekommt man folgende E-Mail:

Hier wird bereits ein grober Überblick über beispielhafte Prompts in den einzelnen Anwendungen gegeben. Davon ausgehend lassen sich Anwendungsfälle ableiten, in denen Microsofts KI-Helferlein unterstützen kann.

Beispielsweise kann Copilot über Microsoft 365 Chat bei verschiedensten Aufgaben und Fragen unterstützen. Die Anwendungsmaske kommt Benutzern von gängigen KI-Assistenten sicherlich bekannt vor.

Hier können Informationen zu Personen, Emails, dem eigenen oder geteilten Kalendern, Meetings und vielem mehr eingeholt werden. Die KI unterstützt und trägt die relevanten Informationen zusammen.

In Microsoft Teams lässt sich das Tool nahtlos integrieren. Mithilfe von Copilot lassen sich beispielsweise Besprechungen in Echtzeit zusammenfassen – inklusive Protokollerstellung! Im Vorhinein von Meetings kann der Assistent zudem aufgefordert werden, vergangene aufgezeichnete Meetings zusammenzufassen und die Inhalte kurz, knapp und verständlich aufzubereiten. Die Produktivität und Effektivität von Arbeitsabläufen und Aufgabenteilungen können so gesteigert werden.

Copilot für Microsoft Outlook bietet einige Funktionen, die besonders Tippfaulen weiterhelfen können: Anhand von Infos, Dateien oder auch Links ist es möglich, sich Entwürfe für E-Mails schreiben zu lassen. Auch ein Weiterarbeiten mit einer erstellen Grundlage ist problemlos möglich. Des Weiteren können sich Anwender lange E-Mails zusammenfassen und die Inhalte in Verbindung setzen lassen mit vergangenem Schriftverkehr mit dem Absender oder einer anderen Person. Verknüpfungen im kollaborativen Arbeiten lassen sich so viel schneller herstellen als bei einer händischen Suche von Mails aus der Vergangenheit. Copilot selbst gibt folgende Hinweise in der Anwendung:

Auch in Microsoft Word bietet die Künstliche Intelligenz Unterstützung, und das auf verschiedene Arten und Weisen: Dokumente können zusammengefasst oder nach festgelegten Kriterien geändert werden. Spezielle Inhalte eines Dokuments können durch simple Fragen extrahiert und somit schneller verfügbar gemacht werden. Außerdem ist Copilot in der Lage, Texte auf Grundlage von Infos, Links oder anderen Dokumenten zu entwerfen. Die Mehrwerte für den Arbeitsalltag liegen hier auf der Hand: Wenn die KI die Inhalte auf Basis dessen erstellt, was der Anwender zusammenträgt, fällt der gesamte Prozess des händischen Erstellens weg und steigert die Produktivität dadurch massiv. Gerade Nutzerinnen und Nutzer, denen die Contentproduktion lästig ist, werden so mit einem mächtigen Helfer ausgestattet, der die Fließarbeit übernimmt.

OneOne ist ein weiteres Microsoft-Programm, in dem Copilot eingebunden ist. Hier ist es möglich, bestehende Inhalte zusammenfassen oder auf Grundlage bestehender Inhalte Aufgabenlisten erstellen zu lassen. Zudem kann die KI Ideen vorschlagen mithilfe bestehender Projekte oder Notizen. Es ist sogar möglich, sich gesamte Pläne für Abläufe und Projekte aller erstellen zu lassen, beispielsweise Hausmessen oder externe Veranstaltungen.

Abschließend ist es gerade In PowerPoint möglich, Potentiale mithilfe des Assistenten auszuschöpfen. Copilot kann hier nach Einspeisen einer Datenquelle – egal ob Datei oder manueller Eingabe über einen Prompt – eine vollständige Präsentation samt Folien und sogar Sprechernotizen erstellen. Der aufwändige Prozess der Folienerstellung und des anschließenden Designs wird vollständig von der KI übernommen. Effektivität, Zeitersparnis und die Möglichkeit, wichtige Inhalte innerhalb kürzester Zeit aufzuarbeiten, schaffen dadurch Mehrwerte, die zu überzeugen wissen.

Was kann Copilot nicht?

Trotz aller offensichtlichen Vorteile: Auch Copilot kennt Bereiche, in denen Herausforderungen warten und in denen noch Beschränkungen in Kauf genommen werden müssen. Einerseits wäre da die Verlässlichkeit der wiedergegebenen Inhalte: Trotz aller schnellen Verfügbarkeit und der blitzartigen Zusammenfassung von Inhalten müssen die präsentierten Daten von menschlicher Aufsicht geprüft werden. Aussagen und Zusammenhänge, die von der KI herausgestellt wurden, sollten nicht ungeprüft übernommen werden.

Zudem sollten gerade im Hinblick auf Datenschutz und Sicherheit feste Regelungen gefunden werden, inwieweit Copilot auf unternehmenskritische Daten und Informationen zugreifen kann. Durch die Verarbeitung sensibelster Daten erlangt der Assistent einen tiefen Einblick in persönliche Strukturen und Projekte. Unternehmen sollten hierfür feste Compliance-Regelungen festlegen, die im Laufe der Arbeit mit dem Tool immer wieder neu angepasst werden. Nur so kann eine sichere und dem Wohl des Unternehmens dienende Anwendung sichergestellt werden.

Wohin geht die Reise noch?

Die Zukunftsaussichten sehen rosig aus für KI-Helfer im Arbeitsalltag. Betrachtet man die rasante Entwicklung des letzten Jahres, wird schnell klar, welch bahnbrechenden Durchbrüche in den nächsten fünf Jahren auf die Arbeitswelt warten werden. Microsoft selbst bittet seine Anwenderinnen und Anwender um fortlaufendes Feedback, um Copilot stetig zu verbessern. Auch werden neue Technologien wie ein noch fortschrittlicheres Deep Learning und eine komplexere Wissensstruktur der KI dazu führen, dass sich Copilot weiterentwickeln wird: sei es ein größerer Umfang an Einsatzbereichen und Funktionen oder eine Verbesserung der Geschwindigkeit, die Palette an Möglichkeiten ist groß.